Warum benötige ich ein Hinweisgebersystem?
Das Hinweisgebersystem dient zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und soll Hinweisgeber vor Repressalien durch z.B. den eigenen Arbeitgeber schützen. Das HinSchG wurde bereits im Deutschen Bundestag verabschiedet und erhielt die Zustimmung des Bundesrats im Mai 2023. Es verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung einer Meldestelle für Hinweise über eventuelle Straftaten und Missstände innerhalb des Unternehmens.
Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden, Behörden und öffentliche Einrichtungen sowie Gemeinden, Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern werden nach dem neuen Gesetz verpflichtet, eine interne Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen einzurichten.
Ab wann muss eine interne Meldestelle bereitgestellt werden?
Ab dem 02. Juli 2023 werden alle Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten sowie Behörden, öffentlichte Einrichtungen und Gemeinden, Städte sowie Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern verpflichtet, eine interne Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen zur Verfügung zu stellen. Diese sind daher gut beraten, schnellstmöglich ein Hinweisgebersystem zu etablieren. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten wird eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 gewährt.
Was ist zu beachten?
Anzumerken ist besonders, dass Hinweise sowohl mündlich, schriftlich und auf Wunsch des Hinweisgebers auch persönlich entgegengenommen werden müssen. Dementsprechend müssen Unternehmen verschiedene Meldewege zur Verfügung stellen. Bei Missachtung drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.
Das beste System auf dem Markt
Das beste System auf dem Markt
Unser Hinweisgebersystem bietet viele innovative Funktionen, sowohl für Sie als auch für Ihre Hinweisgebenden.
Alle Funktionen im Überblick
Integriertes Kontaktformular zur Abgabe von Hinweisen
Das integrierte Kontaktformular macht es möglich, Hinweise zu Ihrem Unternehmen online sowohl anonym als auch personalisiert einzureichen. Hinweisgebende können hierfür auch ein Tablet oder Smartphone verwenden, da das Kontaktformular für alle digitalen Geräte zur Hinweisabgabe optimiert wurde.
Individuelles Fallmanagement
Für jeden neuen eingegangenen Hinweis wird ein eigener Fall angelegt. Zusammen mit den mitgelieferten Vorlagen bearbeiten Sie die Hinweise effizient und Schritt für Schritt. Dabei wird für jeden Fall der aktuelle Bearbeitungsstand gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt werden. Zudem bietet das Hinweisgebersystem die Möglichkeit, den Hinweisgebenden zu jedem Zeitpunkt über die Erledigung der einzelnen Schritte zu informieren.
Unbegrenzte Anzahl an Usern
Sie können unbegrenzt viele User für Ihr Hinweisgebersystem anlegen. Während des Onboarding-Prozesses werden wir zwei Ihrer Key-User in einem sicheren Umgang mit dem System schulen. Auf Wunsch kann die Anzahl gerne erhöht werden.
Fristenmanagement
Dank dem innovativen Fristenmanagement bleiben Sie immer im Zeitplan und verpassen keine Fristen mehr zur Bearbeitung der eingegangenen Hinweise.
Anonyme Kommunikation mit den Hinweisgebenden
Auch bei anonym eingereichten Hinweisen besteht die Möglichkeit mit den Hinweisgebenden zu kommunizieren. Nach der Hinweisabgabe werden automatisch Login-Daten generiert, mit welchen der Hinweisgebende sich jederzeit anmelden kann, um Nachrichten zu sehen, Dateien hochzuladen oder weitere Hinweise aufzugeben.
Virenscan und Entfernung der Metadaten
Hochgeladene Dateien von Hinweisgebenden werden automatisch auf Viren und Malware gescannt. Wird ein Virus in einer Datei entdeckt, werden Sie innerhalb des Hinweises benachrichtigt, bevor Sie die entsprechende Datei herunterladen. Zudem werden die Metadaten von Bildern, Sprachaufnahmen und sonstigen Dateien entfernt, um die absolute Anonymität des Hinweisgebenden zu garantieren.
Grafische Auswertungen
Für Ihr Reporting können Sie sich in Ihrem Hinweisgebersystem grafische Auswertungen mit verschiedenen Filtern und Ansichten erstellen lassen. Zudem können Sie alle Auswertungen auch als Bild, Excel- oder PDF-Dokument herunterladen.
Mehrsprachigkeit des Systems
Das Hinweisgebersystem unterstützt insgesamt 30 Sprachen, u.a. Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Chinesisch und viele weitere.
Automatische Übersetzungen
Das System ermöglicht die Kommunikation in verschiedenen Sprachen. So können eingegangene Hinweise und ausgehende Nachrichten automatisch in die entsprechend gewünschte Sprache übersetzt werden. So kann selbst mit Hinweisgebenden aus anderen Ländern problemlos kommuniziert werden.
Revisionssicherheit
Alle Bearbeitungsschritte an eingegangenen Hinweisen werden revisionssicher protokolliert. So kann sichergestellt werden, dass keine ungewünschten Änderungen an einem Fall vorgenommen werden können.
Unser All-In-One Paket deckt alles ab!
Bei uns erhalten Sie nicht nur ein funktionales Hinweisgebersystem inklusive Kontaktformular zur digitalen Abgabe von Hinweisen, sondern die komplette Dienstleistung. Wir übernehmen die gesamte Administration des Systems und unterstützen Sie bishin zur Erfassung der eingegangenen Hinweise im System für Ihr Unternehmen.
Anonym
Nicht nur die Hinweisabgabe über das Kontaktformular kann auf Wunsch gänzlich anonym stattfinden, sondern auch die persönliche Abgabe von Hinweisen. Durch unsere langjährige ISO 27001 Zertifizierung und Erfahrung in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit können wir einen diskreten Umgang mit Informationen und Hinweisgebenden, welche persönlich bei uns vorsprechen möchten, garantieren.
Außerdem stellen wir Ihnen weitere Meldewege zur Verfügung
Telefon-Hotline mit festen Service-Zeiten
Verwaltetes E-Mailpostfach mit eigener Mailadresse
Postanschrift & Räumlichkeiten zur persönlichen Abgabe von Hinweisen
Telefon-Hotline mit festen Service-Zeiten
Verwaltetes E-Mailpostfach mit eigener Mailadresse
Postanschrift & Räumlichkeiten zur persönlichen Abgabe von Hinweisen
Jetzt kostenlose Demo vereinbaren
Ihre Vorteile mit dem Hinweisgebersystem von eSourceONE
Schnelle Einführung innerhalb weniger Tage
Durch unsere optimierten Prozesse können wir in schnellster Zeit das System für Ihr Unternehmen startklar machen. Während der Einführung haben Sie die Auswahl aus einer Vielzahl an Domains für Ihr Hinweisgebersystem. Unser Onboarding-Prozess enthält außerdem die Schulung zweier Key-User (mehr auf Anfrage möglich).
Der Fokus bleibt auf Ihrem Kerngeschäft
Sie arbeiten weiterhin an Ihrem Tagesgeschäft, denn für Sie entsteht kein spürbarer Mehraufwand. Um Ihre internen Ressourcen zu minimieren, liegt die Wartung des Systems weiterhin bei uns. Dank den mitgelieferten Vorlagen zur Bearbeitung einkommender Hinweise werden interne Weiterbildungen unnötig und Sie müssen lediglich Schritt für Schritt Ihre Fälle bearbeiten.
Immer rechtskonform bleiben
Mit unserem Hinweisgebersystem sind Sie immer im Einklang mit dem Gesetzgeber. Das System ist die schnellste und einfachste Umsetzung einer internen Meldestelle und erfüllt sowohl das anstehende Hinweisgeberschutzgesetz als auch die EU-Whistleblower Richtlinie.
Sicherheit geht vor
Unser Hinweisgebersystem ist sowohl ISO 27001 zertifiziert als auch DSGVO-konform und wird ausschließlich auf deutschen Servern gehostet. Da es sich um eine Software-as-a-service handelt, kann eine 99,99% Erreichbarkeit garantiert werden. Außerdem ist das komplette System mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abgesichert und bietet die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Ein Zeichen setzen
Mit der Einführung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen schaffen Sie Vertrauen für Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Stakeholder. Nicht nur als Zeichen von Transparenz sondern auch zur Förderung der Unternehmenskultur macht das System in Ihrem Unternehmen Sinn. Sie gehen als gutes Beispiel voran und zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass es richtig ist, Missstände zu melden. So verhindern Sie Leaks von vertraulichen Informationen, schützen den guten Ruf Ihrer Organisation und können direkt an der Optimierung von Unternehmensprozessen und -strukturen arbeiten.
Einführungspreis
Zur Einführung des All-In-One Pakets zum Hinweisgeberschutzgesetz erhalten Sie nur für kurze zeit einen speziellen Aktionspreis. Das Onboarding umfasst die Bereitstellung sowie Einrichtung des Systems und die Schulung zweier Key-User. In den monatlichen Kosten ist die Bereitstellung aller notwendigen Meldewege und die Pflege der eingegangenen Hinwei se enthalten.
Onboarding
ab 750 Euro
Monatliche Kosten
ab 169 Euro
Eine Seite der eSourceONE GmbH